Pengembangan Bisnis/Strategi dan Solusi Teknologi Informasi

Sistem informasi manajemen

“Pengembangan Bisnis/Strategi dan

Solusi Teknologi Informasi”

Nama Kelompok :

1.    Anggie Dennyswara S          1210205426

2.    Selviah Wijayanti                 1210205427

3.    Iin Maulidiyah                      1210205449

4.    Rizky Adiputra                      1210205454

5.    Bimo Dwi Prakoso                1210205455

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia

Tahun Ajaran 2014-2015

Pengembangan Bisnis/Strategi dan Solusi Teknologi Informasi

1.     Dasar Perencanaan

     Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.  Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang  bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.

   Dasar perencanaan adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek.

     Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:

1.      Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)

2.       Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)

3.      Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)

4.      Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)

5.      Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)

6.      Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

  Empat unsure dasar perencanaan :

1.      Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.

     Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan  sumberdaya secara tidak efektif

2.      Merumuskan keadaan saat ini.

      Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

      Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.

 Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik

 Alasan-alasan Perlunya Perencanaan

1.      Manfaat perencanaan :

a.       Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

b.      Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.

c.       Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

d.      Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

e.       Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

f.       Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi.

g.      Membuat tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

h.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

i.        Menghemat waktu , usaha dan dana.

2.      Kelemahan perencanaan

a. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

b. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

c. Perencanaan mungkin terlalu mambatasi manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi.

d. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

e. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten

2.     Tantangan Implementasi

     Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk  membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.

     Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai      terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas mengurangi nilai organisasi.

     Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan system informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people power untuk kehidupan yang lebih baik.

     Bisnis apapun apabila ingin bertahan dan berhasil dalam jangka panjang maka perusahaan tersebut harus berhasil mengembangkan strategi yang telah direncanakan yang didukung dengan sistem informasi dan teknologi informasi dalam menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam pasar (industri). Dalam model klasik Michael Porter tentang bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi tekanan yang ada. Tekanan tersebut diantaranya adalah :

1.   Persaingan dari para pesaing dalam industrinya.

2.   Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya.

3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat  mengambil pangsa pasar.

4.   Daya tawar pelanggan.

5.   Daya tawar pemasok.

Bentuk-bentuk tantangan manajemen adalah sebagai berikut :

1.   Tantangan investasi sistem informasi

     Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.

2. Tantangan stratejik bisnis

 - Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja.

- Kekuatan dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari  kemampuan organisasi untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.

 - Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.

3. Tantangan globalisasi

- Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang berbeda.

- Untuk membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.

4. Tantangan infrastruktur teknologi informasi

- Banyak perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.

- Untuk membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.

5. Tantangan tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.

- Meskipun sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan komputer, kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.

- Tantangan besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.

Solusi

     Salah satu hal yang harus jelas: keamanan dan kendali harus menjadi suatu prioritas yang lebih tegas dan investasi akan sistem informasi lebih ditekankan secara keseluruhan pada proses perencanaan organisasi. Mengkoordinasi dan merencanakan keamanan perusahaan secara keseluruhan dalam perencanaan bisnis menunjukkan bahwa keamanan itu sama pentingnya bagi kesuksesan dari bisnis seperti semua fungsi bisnis yang lain. Dukungan dan komitmen dari manajemen puncak diperlukan untuk menunjukkan bahwa keamanan adalah prioritas dari perusahaan dan penting bagi semua aspek dari bisnis tersebut. Keamanan dan kendali tidak pernah menjadi prioritas utama, kecuali jika ada kesadaran akan pentingnya keamanan dari perusahaan.

1.     Pengembangan Sistem Bisnis

Pengembangan Sistem Informasi (SI)

     Ketika pendekatan sistem untuk penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem informasi (information systems development) atau pengembangan aplikasi ( application development). Bagian ini akan menunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengembangkan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).

Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem (system approach) untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi sistem untuk merumuskan masalah dan peluang serta mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini :

1. Kenali dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem

2. Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem.

3. Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda.

4. Desain solusi sistem yang dipilih.

5. Implementasikan dan evaluasi kesuksessan sistem yang telah didesain.

Analisis Sistem

     Jika ingin mengembangkan aplikasi baru secepatnya atau dilibatkan dalam poyek jangka panjang, perlu melakukan beberapa aktivitas dasar analisis sistem. Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Analisis sistem secara tradisional melibatkan studi yang rinci mengenai :

1. Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti diri  sendiri

2. Aktivitas, sumber daya, dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini digunakan.

3. Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya yang mungkin menggunakan sistem ini.

Analisis sendiri dibagi menjadi 3 :

1.      Analisis organisasional

     Analisis organisasional merupakan langkah pertama yang penting dilakukan dalam analisis sistem. Anggota tim pengembangan harus mengetahui tentang organisasinya, struktur manajemennya, orang-orangnya, aktivitas bisnisnya, sistem lingkungan yang terkait, dan sistem informasi baru. Anggota tim harus mengetahui informasi ini secara lebih rinci untuk unit bisnis tertentu atau kelompok kerja pemakai akhir yang akan terpengaruh oleh sistem informasi yang baru atau yang lebih baik yang diusulkan.

2.      Analisis system yang ada

     Sebelum mendesain sistem baru, perlu mempelajari sistem yang akan ditingkatkan atau diganti (jika ada). Juga diperlukan menganalisis bagaimana sistem ini menggunakan hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia untuk mengubah sumber data, sepert data tansaksi ke produk transaksi ke produk informasi, seperti laporan dan tampilan. Kemudian mendokumentasi bagaimana aktivitas sistem informasi input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian dilaksanakan.

3.      Analisis persyaratan fungsional

     Langkah analisis sistem ini adalah satu dari yang paling sulit dalam menentukan kebutuhan informasi bisnis khusus. Misalnya :

1. Pertama perlu menentukan jenis informasi apa yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas bisnis (bagaimana formatnya, volumenya, dan frekuensinya serta waktu responsnya).

2. Kedua, harus mencoba menentukan kemampuan pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas sistem (input, pemrosesan, penyimpanan, output, pengendalian) untuk memenuhi kebutuhan informasi.

3. Harus mencoba mengembangkan persyaratan fungsional. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software, jaringan, data, dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh pemakai akhir atau akan digunakan dalam sistem yang baru.

Desain Sistem

     Analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Desain sistem menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan tersebut. Desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.

Pengembangan Pemakai Akhir

     Pada pengemabangan pemakai akhir (end user development), praktisi SI memainkan peran sebagai konsultan, sementara anda melakukan pengembangan aplikasi anda sendiri. Kadang – kadang staf dari konsultan pemakai dan pemakai akhir lainnya siap membantu anda dalam usaha pengembangan aplikasi anda. Bantuan ini mungkin termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi, pemilihan hardware dan software, dampingan untuk mendapat akses ke database organisasi dan ada dampingan dalam menganalisis, mendesain, dan mengimplementasikan aplikasi bisnis TI yang dibutuhkan.

Melakukan Pengembangan Pemakai Akhir

     Dalam pengembangan pemakai akhir, anda dan praktisi bisnis lainnya dapat mengembangkan cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas anda tanpa keterlibatan langsung dari ahli SI. Kemampuan pengembangan aplikasi yang dibangun pada berbagai paket software pemakai akhir telah menjadikanya lebih mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk mengembangkan solusi berbasis komputer.

Contohnya : alat pengembangan situs web yang digunakan untuk membantu anda mengembangkan, memperbaharui, dan mengelola situs web intranet untuk unit bisnis anda.

1.     Implementasi Sistem Bisnis

Implementasi

     Setelah sistem informasi yang baru dirancang, sistem tersebut harus diimplementasikan sebagai sistem kerja, dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Proses implementasi yang akan kita bahas dalam bagian ini adalahkelanjutan dari tahap investigasi, analisis, dan desain siklus pengembangan sistem. Implementasi adalah langkah yang vital dalam pengembangan teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.

           

Mengevaluasi Hardware, Software, dan Layanan

     Perusahaan besar dapat meminta pemasok untuk menyajikan tawaran dan proposal berdasarkan spesifikasi sistem yang dikembangkan pada saat tahap desain pengembangan sistem.Karakteristik minimum untuk kinerja dan fisik semua hardware dan software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen yang disebut permintaan proposal (Request For Proposal – REF) atau (Request For Quotation – RFQ) permintaan daftar harga. Kemudian mereka mengirim REF atau RFQ ke pemasok yang sesuai, yang menggunakannya sebagai dasar untuk menyiapkan usulan persetujuan pembelian.

Perusahaan besar sering mengevaluasi hardware dan software yang diusulkan dengan meminta pemprosesan program pengujian benchmark khusus dan data pengujian.Benchmarking mensimulasi pemprosesan pekerjaan khusus dibeberapa komputer dan mengevaluasi kinerjanya. Kemudian pemakai dapat mengevaluasi hasil penguji untuk menentukan alat hardware atau paket software mana yang menampilkan karakteristik kinerja terbaik.

Aktivitas Implementasi Lainnya

     Pengujian, konversi data, dokumentasi, dan pelatihan adalah kunci utama agar implementasi sistem bisnis yang baru dapat berhasil.

1.      Pengujian

     Pengujian sistem dapat melibatkan pengujian dan debugging software, pengujian kinerja situs WEB, dan pengujian hardware baru. Bagian penting dari pengujian adalah peninjauan tampilan, laporan dan output lainnya dari prototipe. Prototipe harus ditinjau oleh pemakai akhir dari sistem tersebut untuk mengetahui kemungkinan kesalahan. Tentu saja, pengujian seharusnya tidak hanya terjadi selama tahap implementasi sistem, namun selama seluruh proses pengembangan sistem. Misalnya anda dapat memeriksa dan mengkritik dokumen input, tampilan layar, dan prosedur pemrosesan dari prototipe selama tahap desain sistem. Pengujian pemakai akhir dengan segera merupakan salah satu manfaat dari proses pembuatan prototipe.

2.      Konversi Data

     Saat ini, implementasi sistem informasi baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database, dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting yang dibutuhkan ketika menginstal software baru dalam kasus ini disebut Konversi Data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan konversi elemen data didata base yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke dalam format data yang baru, seperti database, data-mart, dan gudang data.

3.      Dokumentasi

     Pengembangan dokumentasi pemakai merupakan bagian yang penting dalam proses implementasi. Layar tampilan entry data, formulir, dan laporan adalah contoh-contoh dokumentasi. Ketika metode rekayasa sistem berbantuan komputer digunakan, dokumentasi dapat diciptakan dan diubah dengan mudah karena disimpan dan dapat diakses dengan menggunakan disket di tempat penyimpanan sistem. Dokumentasi merupakan metode komunikasi antar orang-orang yang bertanggung jawab untuk menggembangkan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem berbasis komputer. Dokumentasi sangat penting dalam mengdiagnosis kesalahan dan membuat perubahan, khususnya jika pemakai akhir atau analisis sistem yang mengembangkan suatu sistem tidak lagi berkerja di organisasi tersebut.

4.      Pelatihan

     Pelatihan merupakan aktivitas implementasi yang vital. Personel SI, seperti konsultan pemakai, harus memastikan bahwa para pemakai akhir terlatih untuk menjalankan sistem bisnis yang baru atau implementasinya akan gagal. Pelatihan dapat melibatkan hanya aktivitas entri data, atau juga dapat melibatkan semua aspek dari pengguna sistem yang baru tersebut. Selain itu, manajer dan pemakai akhir harus dididik mengenai dampak teknologi yang baru terhadap manajemen dan operasional binis perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. 2005.

Loudon JP. Sistem Informasi Majemen, Jakarta, 2007

O’Brien JA. 2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-Hill Companies, Inc.

Falahah, Dhewanto Wawan , ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung, 2007