Sistem
informasi manajemen
“Pengembangan
Bisnis/Strategi dan
Solusi
Teknologi Informasi”
Nama Kelompok :
1.
Anggie
Dennyswara S 1210205426
2.
Selviah
Wijayanti 1210205427
3.
Iin
Maulidiyah 1210205449
4.
Rizky
Adiputra 1210205454
5.
Bimo
Dwi Prakoso 1210205455
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia
Tahun Ajaran 2014-2015
Pengembangan
Bisnis/Strategi dan Solusi Teknologi Informasi
1.
Dasar
Perencanaan
Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan
serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Tetapi
biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau
penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:
apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu
harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung
jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.
Dasar perencanaan adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang
terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa
depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek.
Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai
tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim
dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:
1. Tindakan
apa yang harus dikerjakan (WHAT)
2. Apakah
sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
3. Dimanakah
tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
4. Bilamana
tindakan itu dikerjakan (WHEN)
5. Siapa
yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
6. Bagaimana
pelaksanaannya (HOW)
Empat unsure dasar perencanaan :
1.
Menetapkan
tujuan atau serangkian tujuan.
Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif
2.
Merumuskan
keadaan saat ini.
Tahap ini memerlukan informasi terutama
keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam
organisasi
3.
Mengidentifikasikan
segala kemudahan dan hambatan.
Tahap ini untuk mengukur kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan
4.
Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.
Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan
terbaik
Alasan-alasan Perlunya Perencanaan
1.
Manfaat
perencanaan :
a.
Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
b.
Membantu
dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-maslah utama.
c.
Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
d.
Membantu
penempatan tanggung jawab lebih tepat.
e.
Memberikan
cara pemberian perintah untuk beroperasi.
f.
Memudahkan
dalam melakukan koordinasi diantar berbagai bagian organisasi.
g.
Membuat
tjujan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
h.
Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti
i.
Menghemat
waktu , usaha dan dana.
2.
Kelemahan
perencanaan
a. Pekerjaan yang tercakup dalam
perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
b. Perencanaan
cenderung menunda kegiatan.
c. Perencanaan mungkin terlalu mambatasi
manajenen untuk berinisiatif dan berinovasi.
d. Kadang-kadang hasil yang paling baik
didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi.
e. Ada
rencana-rencana yang diikuti cara-cara tidak konsisten
2.
Tantangan
Implementasi
Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah
orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen
operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai
support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan
dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang
terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan
organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.
Masalah yang dihadapi dalam implementasi
tersebut biasanya adalah sebagai berikut :
1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan
teknologi yang dapat digunakan untuk membantu
proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer
juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga
karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga
program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan
dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa
diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan
untuk digunakan.
2. Kedua belah pihak tidak memahami
asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga
pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover
oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan
masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan
tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang
tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk
melakukan entry data.
3. Dalam implementasi system
terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai
prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan
operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi
pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan
membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.
Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi
nilai terhadap suatu organisasi;
mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya,
sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada beberapa
ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik
baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional
bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa
mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya
menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas
mengurangi nilai organisasi.
Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan
menciptakan kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya,
dan UAT tidak ada atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak
sesuai dan tidak bisa diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat
diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama,
teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan karena seperti anda
ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan system
informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan
yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people
power untuk kehidupan yang lebih baik.
Bisnis apapun apabila ingin bertahan dan berhasil dalam jangka panjang
maka perusahaan tersebut harus berhasil mengembangkan strategi yang telah
direncanakan yang didukung dengan sistem informasi dan teknologi informasi
dalam menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan
dalam pasar (industri). Dalam model klasik Michael Porter tentang bisnis apapun
yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan
mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi tekanan
yang ada. Tekanan tersebut diantaranya adalah :
1. Persaingan dari para pesaing dalam
industrinya.
2. Ancaman pemain baru dalam industri dan
pasarnya.
3. Ancaman yang dihadapi karena adanya
produk pengganti yang dapat mengambil
pangsa pasar.
4. Daya tawar pelanggan.
5. Daya tawar pemasok.
Bentuk-bentuk
tantangan manajemen adalah sebagai berikut :
1. Tantangan investasi
sistem informasi
Pentingnya sistem informasi sebagai investasi yang memproduksi nilai
bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai yang
kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut. Ternyata salah
satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer masa kini adalah jaminan
bahwa perusahaan mereka benar-benar mendapatkan good return dari biaya yang
mereka keluarkan untuk sistem informasi.
2. Tantangan
stratejik bisnis
-
Selain investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis
yang penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk
menghargai aset komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi
mereka untuk bekerja.
- Kekuatan dari
komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan organisasi untuk mengaplikasikan dan
menggunakan teknologi.
-
Untuk mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadarai produktivitas yang
asli, dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan
desain ulang. Merekan harus membuat perubahan fundamental dan perilaku
pengelolaan (manajer), membangun model bisnis, menghilangkangkan peraturan krja
yang kadaluwarsa, mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang
modelnya tidak efisien.
3. Tantangan
globalisasi
- Pertumbuhan yang cepat dalam
perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem
informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di berbagai negara yang
berbeda.
- Untuk membangun sistem informasi yang
multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus membangun standar global
hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi dan struktur laporan
yang antar budaya serta mendesain proses bisnis transnasional.
4. Tantangan
infrastruktur teknologi informasi
- Banyak perusahaan yang dibebani dengan
program TI yang mahal, sistem informasi yang kompleks dan rapuh, serta tindakan
mereka yang merupakan hambatan bagi strategi dan pelaksanaan bisnisnya.
- Untuk membangun infrastruktur TI baru
merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan yang berjuang
mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.
5. Tantangan
tanggungjawab dan pengawasan: etika dan pengawasan.
- Meskipun sistem informasi memberikan
keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan masalah dan
tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual privacy dan hak
kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan komputer,
kejahatan komputer dan eliminasi pekerjaan.
- Tantangan besar dari pengelolaan
(manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang sensitif sampai ke
konsekuensi negatif dari sistem informasi sampai ke yang negatif.
Solusi
Salah satu hal yang harus jelas: keamanan dan kendali harus menjadi
suatu prioritas yang lebih tegas dan investasi akan sistem informasi lebih
ditekankan secara keseluruhan pada proses perencanaan organisasi.
Mengkoordinasi dan merencanakan keamanan perusahaan secara keseluruhan dalam
perencanaan bisnis menunjukkan bahwa keamanan itu sama pentingnya bagi
kesuksesan dari bisnis seperti semua fungsi bisnis yang lain. Dukungan dan
komitmen dari manajemen puncak diperlukan untuk menunjukkan bahwa keamanan adalah
prioritas dari perusahaan dan penting bagi semua aspek dari bisnis tersebut. Keamanan
dan kendali tidak pernah menjadi prioritas utama, kecuali jika ada kesadaran
akan pentingnya keamanan dari perusahaan.
1.
Pengembangan
Sistem Bisnis
Pengembangan Sistem Informasi (SI)
Ketika pendekatan sistem untuk
penyelesaian masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi
terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut pengembangan sistem informasi
(information systems development) atau pengembangan aplikasi ( application
development). Bagian ini akan menunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat
digunakan untuk mengembangkan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem
e-business yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, dan
pihak-pihak lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).
Pendekatan
Sistem
Pendekatan
sistem (system approach) untuk penyelesaian masalah menggunakan orientasi
sistem untuk merumuskan masalah dan peluang serta mengembangkan solusi.
Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi melibatkan aktivitas yang
saling berhubungan di bawah ini :
1. Kenali dan
rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem
2.
Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem.
3.
Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan anda.
4.
Desain solusi sistem yang dipilih.
5.
Implementasikan dan evaluasi kesuksessan sistem yang telah didesain.
Analisis Sistem
Jika ingin mengembangkan aplikasi baru secepatnya atau dilibatkan dalam
poyek jangka panjang, perlu melakukan beberapa aktivitas dasar analisis sistem.
Analisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan
oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan
sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Analisis sistem secara
tradisional melibatkan studi yang rinci mengenai :
1. Informasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan dan pemakai akhir seperti diri sendiri
2. Aktivitas, sumber daya, dan produk
dari satu atau lebih sistem informasi yang saat ini digunakan.
3. Kemampuan sistem informasi yang
dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi, dan pemilik kepentingan bisnis
lainnya yang mungkin menggunakan sistem ini.
Analisis sendiri
dibagi menjadi 3 :
1.
Analisis
organisasional
Analisis organisasional merupakan langkah pertama yang penting dilakukan
dalam analisis sistem. Anggota tim pengembangan harus mengetahui tentang
organisasinya, struktur manajemennya, orang-orangnya, aktivitas bisnisnya,
sistem lingkungan yang terkait, dan sistem informasi baru. Anggota tim harus
mengetahui informasi ini secara lebih rinci untuk unit bisnis tertentu atau
kelompok kerja pemakai akhir yang akan terpengaruh oleh sistem informasi yang
baru atau yang lebih baik yang diusulkan.
2.
Analisis
system yang ada
Sebelum mendesain sistem baru, perlu mempelajari sistem yang akan
ditingkatkan atau diganti (jika ada). Juga diperlukan menganalisis bagaimana
sistem ini menggunakan hardware, software, jaringan, dan sumber daya manusia
untuk mengubah sumber data, sepert data tansaksi ke produk transaksi ke produk
informasi, seperti laporan dan tampilan. Kemudian mendokumentasi bagaimana
aktivitas sistem informasi input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan
pengendalian dilaksanakan.
3.
Analisis
persyaratan fungsional
Langkah analisis sistem ini adalah satu dari yang paling sulit dalam
menentukan kebutuhan informasi bisnis khusus. Misalnya :
1. Pertama perlu menentukan jenis
informasi apa yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas bisnis (bagaimana
formatnya, volumenya, dan frekuensinya serta waktu responsnya).
2. Kedua, harus mencoba menentukan
kemampuan pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas sistem
(input, pemrosesan, penyimpanan, output, pengendalian) untuk memenuhi kebutuhan
informasi.
3. Harus mencoba mengembangkan
persyaratan fungsional. Persyaratan fungsional merupakan persyaratan informasi
pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software, jaringan, data,
dan sumber daya manusia yang saat ini digunakan oleh pemakai akhir atau akan
digunakan dalam sistem yang baru.
Desain Sistem
Analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh sistem
untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Desain sistem menentukan bagaimana
sistem akan memenuhi tujuan tersebut. Desain sistem terdiri dari aktivitas
desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan
fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.
Pengembangan
Pemakai Akhir
Pada pengemabangan pemakai akhir (end user development), praktisi SI
memainkan peran sebagai konsultan, sementara anda melakukan pengembangan
aplikasi anda sendiri. Kadang – kadang staf dari konsultan pemakai dan pemakai
akhir lainnya siap membantu anda dalam usaha pengembangan aplikasi anda.
Bantuan ini mungkin termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi, pemilihan
hardware dan software, dampingan untuk mendapat akses ke database organisasi
dan ada dampingan dalam menganalisis, mendesain, dan mengimplementasikan
aplikasi bisnis TI yang dibutuhkan.
Melakukan
Pengembangan Pemakai Akhir
Dalam pengembangan pemakai akhir, anda dan praktisi bisnis lainnya dapat
mengembangkan cara baru atau cara yang lebih baik untuk melakukan tugas anda
tanpa keterlibatan langsung dari ahli SI. Kemampuan pengembangan aplikasi yang
dibangun pada berbagai paket software pemakai akhir telah menjadikanya lebih
mudah digunakan bagi banyak pemakai untuk mengembangkan solusi berbasis
komputer.
Contohnya : alat
pengembangan situs web yang digunakan untuk membantu anda mengembangkan,
memperbaharui, dan mengelola situs web intranet untuk unit bisnis anda.
1.
Implementasi
Sistem Bisnis
Implementasi
Setelah sistem informasi yang baru dirancang, sistem tersebut harus
diimplementasikan sebagai sistem kerja, dan dipelihara agar dapat berjalan
dengan baik. Proses implementasi yang akan kita bahas dalam bagian ini
adalahkelanjutan dari tahap investigasi, analisis, dan desain siklus
pengembangan sistem. Implementasi adalah langkah yang vital dalam pengembangan
teknologi informasi untuk mendukung karyawan, pelanggan, dan pihak-pihak yang
berkepentingan lainnya.
Mengevaluasi
Hardware, Software, dan Layanan
Perusahaan besar dapat meminta pemasok untuk menyajikan tawaran dan
proposal berdasarkan spesifikasi sistem yang dikembangkan pada saat tahap
desain pengembangan sistem.Karakteristik minimum untuk kinerja dan fisik semua
hardware dan software ditentukan dengan membuat daftarnya dalam dokumen yang
disebut permintaan proposal (Request For Proposal – REF) atau (Request For
Quotation – RFQ) permintaan daftar harga. Kemudian mereka mengirim REF atau RFQ
ke pemasok yang sesuai, yang menggunakannya sebagai dasar untuk menyiapkan
usulan persetujuan pembelian.
Perusahaan besar sering mengevaluasi
hardware dan software yang diusulkan dengan meminta pemprosesan program
pengujian benchmark khusus dan data
pengujian.Benchmarking mensimulasi pemprosesan pekerjaan khusus dibeberapa
komputer dan mengevaluasi kinerjanya. Kemudian pemakai dapat mengevaluasi hasil
penguji untuk menentukan alat hardware atau paket software mana yang
menampilkan karakteristik kinerja terbaik.
Aktivitas
Implementasi Lainnya
Pengujian, konversi data, dokumentasi, dan pelatihan adalah kunci utama
agar implementasi sistem bisnis yang baru dapat berhasil.
1.
Pengujian
Pengujian sistem dapat melibatkan pengujian dan debugging software,
pengujian kinerja situs WEB, dan pengujian hardware baru. Bagian penting dari
pengujian adalah peninjauan tampilan, laporan dan output lainnya dari
prototipe. Prototipe harus ditinjau oleh pemakai akhir dari sistem tersebut
untuk mengetahui kemungkinan kesalahan. Tentu saja, pengujian seharusnya tidak
hanya terjadi selama tahap implementasi sistem, namun selama seluruh proses
pengembangan sistem. Misalnya anda dapat memeriksa dan mengkritik dokumen
input, tampilan layar, dan prosedur pemrosesan dari prototipe selama tahap
desain sistem. Pengujian pemakai akhir dengan segera merupakan salah satu
manfaat dari proses pembuatan prototipe.
2.
Konversi
Data
Saat ini, implementasi sistem informasi
baru bagi banyak organisasi sering melibatkan penggantian software, database,
dan sistem yang lama. Salah satu aktivitas implementasi yang paling penting
yang dibutuhkan ketika menginstal software baru dalam kasus ini disebut
Konversi Data. Misalnya, penginstalan paket software yang baru dapat memerlukan
konversi elemen data didata base yang dipengaruhi oleh aplikasi yang baru ke
dalam format data yang baru. Aktivitas konversi data lainnya yang biasanya
dibutuhkan mencakup koreksi data yang tidak tepat, penyaringan data yang tidak
diinginkan, konsolidasi data dari beberapa database, dan pengaturan data ke
dalam format data yang baru, seperti database, data-mart, dan gudang data.
3.
Dokumentasi
Pengembangan dokumentasi pemakai merupakan
bagian yang penting dalam proses implementasi. Layar tampilan entry data,
formulir, dan laporan adalah contoh-contoh dokumentasi. Ketika metode rekayasa
sistem berbantuan komputer digunakan, dokumentasi dapat diciptakan dan diubah
dengan mudah karena disimpan dan dapat diakses dengan menggunakan disket di
tempat penyimpanan sistem. Dokumentasi merupakan metode komunikasi antar
orang-orang yang bertanggung jawab untuk menggembangkan, mengimplementasikan,
dan memelihara sistem berbasis komputer. Dokumentasi sangat penting dalam
mengdiagnosis kesalahan dan membuat perubahan, khususnya jika pemakai akhir
atau analisis sistem yang mengembangkan suatu sistem tidak lagi berkerja di
organisasi tersebut.
4.
Pelatihan
Pelatihan merupakan aktivitas implementasi
yang vital. Personel SI, seperti konsultan pemakai, harus memastikan bahwa para
pemakai akhir terlatih untuk menjalankan sistem bisnis yang baru atau
implementasinya akan gagal. Pelatihan dapat melibatkan hanya aktivitas entri
data, atau juga dapat melibatkan semua aspek dari pengguna sistem yang baru
tersebut. Selain itu, manajer dan pemakai akhir harus dididik mengenai dampak
teknologi yang baru terhadap manajemen dan operasional binis perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James
A. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12.
Salemba Empat. Jakarta. 2005.
Loudon JP.
Sistem Informasi Majemen, Jakarta, 2007
O’Brien JA.
2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-Hill
Companies, Inc.
Falahah,
Dhewanto Wawan , ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis,
Informatika, Bandung, 2007