Sistem
Informasi Manajemen
“Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia”
Nama
Kelompok :
1.
Anggie
Dennyswara S 1210205426
2.
Selviah
Wijayanti 1210205427
3.
Iin
Maulidiyah 1210205449
4.
Rizky
Adiputra 1210205454
5.
Bimo
Dwi Prakoso 1210205455
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi
Indonesia
Tahun Ajaran 2014-2015
BAB 14 SYSTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
14.1 FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA
Fungsi HRIS memiliki empat
kegiatan utama yaitu:
1.
Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting
and Hiring).
SDM
membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya
manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat
dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/ forecast akan pekerjaan yang
lowong, jumlahnya, waktu dan sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan
dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan
karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor
eksternal seperti hukum ketenaga kerjaan kondisi pasar tenaga kerja dan
sebagainya.
b. Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai,
karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm
oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang
ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi
pekerjaan / job specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang
tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu
dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup
atau (CV) curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan
penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi
standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih
untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses
seleksi lainnya.
d. Pengembangan dan evaluasi karyawan /
Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai
pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu diperlukan suatu
pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di
bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu
proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari
karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation
and protection.
Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur
dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan
disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan
eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan
masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian
pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja
agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan
kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
f.
Jenjang karir.
Jenjang karir merupakan tahapan kenaikan jabatan dalam suatu pekerjaan.
Hal ini merupakan aspek yang penting bagi para karyawan yang bekerja dalam
suatu perusahaan untuk memotifasi karyawan dalam meningkatkan kinerja mereka.
Dalam hal ini perusahaan yang profesional akan menetapkan jenjang karir yang
pasti bagi para karyawannya.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian
seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data.
Proses pengelolaan data sehingga
dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/
umum, SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Tahapan
Kegiatan Manajemen Data:
a. Program data entry
b. Pedoman data entry
c. Penerimaan kuesioner/hasil lab.
d. Pedoman coding (code book)
e. Pedoman editing
f. Editing & coding
g. Entry data (back up)
h. Penyimpanan kuesioner/hasil lab
i. Pedoman clening data
j. Cleaning data
k. Data siap analisis (back up)
a. Program data entry
b. Pedoman data entry
c. Penerimaan kuesioner/hasil lab.
d. Pedoman coding (code book)
e. Pedoman editing
f. Editing & coding
g. Entry data (back up)
h. Penyimpanan kuesioner/hasil lab
i. Pedoman clening data
j. Cleaning data
k. Data siap analisis (back up)
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan.
Selama seseorang diperkerjakan
oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
|
Gambar: Arus Sumber Daya Personil
|
|
14.2 EVOLUSI
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
1. TAHAP AWAL
Sistem personalia pada awalnya
menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen personalia.
Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file
dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched
Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.
2. PENGARUH
PERATURAN PEMERINTAH
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan
oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity),
OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative
Action Program) yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan
statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana
praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan
sistem berbasis komputer.
Manajemen
puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan
sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel
System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa
informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
3. PENGARUH DARI
KOMPUTER MIKRO
Saat komputer mikro muncul, sistem
informasi SDM mulai dipasang dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand
Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa
dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi
SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka
sendiri.
14.3 MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA
Model SISDM/HRIS dapat dilihat dari Input,
Process dan Output.
Input HRIS
terdiri atas 3 subsistem yaitu :
1.SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran
yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
2.Penelitian Sumber Daya Manusia.
Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus.
Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan
(Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3.Intelijen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia
dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
a)
Intelijen
Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
b) Intelijen
Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang
memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta
agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi
perekrutan dan peneriamaan.
c)
Intelijen
Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan
dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
d) Intelijen
Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan
sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini
digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional,
dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e)
Intelijen
Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi
yang digunakan dalam perncanaan personil.
f) Intelijen
Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian
yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan
pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang
pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan
informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan
yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu
database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan
hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi
dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Output HRIS
terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja.
Merupakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam
jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis
perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan
tenaga kerja itu sendiri.
2.Subsistem
Perekrutan.
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga
kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya
adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan
analisis rekruitmen.
3.Subsistem
Manajemen Angkatan Kerja.
Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya
manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi
pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi
jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4.Subsistem
Tunjangan.
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi
kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan
perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit.
Meliputi benefit yang diterima
oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif
yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat
tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan.
Informasi–informasi ini berhubungan dengan
keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya.
|
Gambar: Model Sistem Sumber Daya Manusia
|
STATUS SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA MASA KINI
Berdasarkan sumber sistem survey
tahun 1990 – 1991 menyatakan bahwa di 242 (47,2%) perusahaan, eksekutif menilai
HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan situasi yang baik, dan di 29
perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tetapi, di 225 perusahaan
HRIS dianggap kurang bernilai dibansingkan sistem lain.
Karena HRIS relatif terlambat
bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi
terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi
fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol,
yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen
puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan
meningkat.
14.4 BAGAIMANAN
MANAJER MENGGUNAKAN
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Direktur SDM
menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer
lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian
khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di
luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi
berkepentingan khusus karena dampak dari program konpensasi dan tunjangan pada
status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi
berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.
Stoners
(1996), mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi yang sudah ditetapkan. Fungsi-fungsi
manajemen tersebut, dapat diuraikan sebagai berikut :
- Merencanakan adalah kegiatan
memikirkan dengan matang sasaran dan tindakan berdasarkan beberapa metode
atau logika, bukan berdasarkan perasaan.
- Mengorganisasikan adalah merupakan
suatu proses mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang, serta sumber
daya diantara anggota organisasi sehingga dapat mencapai sasaran
organisasi.
- Memimpin adalah mengarahkan,
mempengaruhi, dan memotivasi pegawai untuk melaksanakan tugas.
- Pengendalian adalah proses
memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang
direncanakan.
Menurut
Kumorotomo (1996), manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh
seorang pimpinan organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Sedangkan
Terry (2003), menyatakan bahwa manajemen adalah suatu proses atau kerangka
kerja yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke
arah tujuan-tujuan organisasi atau maksud-maksud yang nyata.
Rivai
(2008:2) melihat manajemen sebagai ilmu dan seni mengatur proses pendayagunaan
sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efisien, efektif dan
produktif merupakan hal yang penting untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari
pengertian diatas, maka manajemen merupakan suatu rangkaian kegiatan/proses
yang mendayagunakan dan melibatkan sumberdaya manusia dan sumber daya lainnnya
dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
